نام و نام خانوادگی:علی رمضانی

سمت:مسئول دفتر معاونت فرهنگی و دانشجویی

شرح وظایف مسئول دفتر

* دریافت نامه ها،اوراق،پرونده ها و سایر مکاتبات رسیده به حوزه محل خدمت و ثبت خلاصه مشخصات و جریان آنها در دفاتر اندیکاتور و اندیکس

* تفکیک و توزیع نامه ها و گزارشات و سایر مکاتبات بین افراد واحد مربوطه و پیگیری کردن آنها

* انجام اقدامات لازم در زمینه نگهداری و بایگانی کردن پرونده ها،اوراق،نامه ها و گزارشات و سایر اسناد و مدارک واحد مربوطه در محل های مخصوص

* تنظیم لیست متقاضیان ملاقات با معاون محترم و تعیین ساعات ملاقات برای آنها

* تهیه و تنظیم گزارشات لازم پیرامون مطالب و وقایع مهم روزانه جهت ارائه به معاون محترم

* ابلاغ دستورات صادره معاون محترم به اشخاص و موسسات ذیربط و واحدهای تابعه برحسب خط مشی تعیین شده و در صورت لزوم پیگیری آنها

* آماده کردن سوابق و پرونده های مربوط به کمیسیون ها و جلسات و سمینارها برای اطلاع و مطالعه قبلی معاون محترم

* تنظیم اوقات یا افراد شرکت کننده در جلسه

* پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات انجام درخواست های متقاضیان و مراجعه کنندگان که تقاضای آن بدون ملاقات با مقام ذیربط امکان پذیر است

* تهیه پیش نویس برخی از نامه ها و گزارشات جدول های مختلف به زبان فارسی و محتملا خارجی

* انجام سایر امور ارجاعی مربوط به شغل

* در صورت لزوم ماشین کردن نامه ها،گزارشات و انجام امور مربوط به فاکس و تلکس

* انجام سایر امور مربوطه طبق ضوابط قانونی و موازین شرعی و اخلاقی با هماهنگی مسئول مافوق